We kennen het allemaal: je probeert een etentje, borrel, teamuitje of reünie te plannen, maar het lukt maar niet om een datum te vinden die iedereen past. Er zijn altijd wel een paar mensen die “dan net niet kunnen” of vergeten te reageren. 

Voor je het weet, ben je weken verder en is het plan alweer verwaterd. Zonde! Daarom: 7 tips om sneller en slimmer een datum te prikken.

1. Wacht niet te lang: neem het voortouw

Iedereen heeft het druk, maar als je wacht tot iemand anders initiatief neemt, gebeurt er vaak niets. Dus: pak die rol zelf. Zet alvast een paar suggesties in een datumprikker en stuur ‘m rond. Je zult merken dat mensen sneller reageren als het balletje eenmaal rolt.

2. Beperk het aantal opties

Het klinkt logisch om veel keuzemogelijkheden te geven, maar te veel opties werken juist averechts. Mensen raken keuzemoe of stellen het invullen uit. Beter: kies 3 tot 5 serieuze datums en vraag mensen om snel te reageren. Minder opties = sneller duidelijkheid.

3. Ken je groep (en hun drukste dagen)

Is het een vriendengroep met jonge ouders? Dan vallen zaterdagen misschien al af. Werken jullie allemaal in de zorg of in ploegendienst? Dan loont het om even te checken wie de lastigste agenda heeft, en daar omheen te plannen. Dat maakt de kans groter dat het iedereen lukt.

4. Stel een duidelijke deadline

“Laat maar weten wanneer je kan” werkt vaak niet. Beter: geef een heldere deadline, bijvoorbeeld “Laat uiterlijk vrijdag weten wat voor jou werkt, dan hak ik het weekend de knoop door.” Zo weten mensen dat ze actie moeten ondernemen.

5. Koppel er gelijk iets leuks aan

Mensen reageren sneller als ze zin hebben in het plan. Vermeld dus direct wat jullie gaan doen: een tapasavond, pubquiz, picknick in het park, uit eten in een restaurant of een escape room. Hoe leuker het klinkt, hoe sneller je reacties krijgt.

6. Gebruik een tool zoals Datumprikker

Met Datumprikker.nl is het écht een fluitje van een cent om snel overzicht te krijgen. Je vult een paar datums in, stuurt de link en iedereen klikt aan wat past. Je ziet meteen de populairste datum en kunt daar omheen gaan plannen. Geen ellenlange appgesprekken meer nodig.

7. Denk ook aan hybride of online

Is het lastig om met z’n allen live af te spreken? Dan kun je ook denken aan een hybride oplossing (een deel live, een deel via videobel) of een online moment. Niet ideaal, maar wel een manier om tóch iets te doen, zeker als het gaat om werkafspraken of een snelle update.

Tot slot: maak het niet te moeilijk

Niet iedereen hoeft altijd aanwezig te zijn. Soms is het beter om gewoon een knoop door te hakken op basis van de meeste stemmen, en een volgende keer komt die ander er wel weer bij. Want afspreken blijft het allerleukst, maar plannen hoeft geen hoofdpijndossier te zijn.

Meer handige tips? Bekijk ook onze andere blogs over plannen met groepen, teamuitjes en familiedagen!