Redactie
Het coronavirus zorgt voor uitzonderlijke tijden en maatregelen waarin iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid moet nemen. Thuisblijven en thuiswerken is een van de eenvoudigste manieren om de verspreiding van het virus tegen te gaan. Als je de komende tijd thuis kunt werken, maar dat normaalgesproken nooit doet, is dat best wennen. Daarom tips voor efficiënt en prettig werken op de thuiswerkplek.
1. Sta op de ‘werkdag’-tijd op en kleed je aan
Strak in pak hoeft niet, maar trek vooral je ‘werkkleding’ aan. Misschien ziet niemand dat je in een onesie achter je laptop zit, maar het voelt toch anders. Zet de wekker ook gewoon op dezelfde tijd als in een werkweek. Dat helpt voor de discipline en de structuur.
2. Drink goede koffie en thee
Op je werk is de aanwezigheid van koffie, thee en andere dranken vanzelfsprekend. Zorg daar thuis ook voor – zonder koffie en thee te hamsteren! Begin de dag relaxt en trakteer jezelf en iedereen die thuis is af en toe op iets lekkers.
3. Kies de juiste werkplek
Waarschijnlijk heb je ergens een bureau in huis staan en misschien een complete werkkamer met alles d’r op en d’r aan. Maar, voor even kan de keukentafel ook dienst doen en kun je de zolderkamer inrichten als thuiswerkplek. Kijk waar je prettig werkt en rustig kunt bellen als bijvoorbeeld ook andere gezinsleden en je kinderen thuis zijn vanwege het coronavirus. Zorg dat de plek opgeruimd en goed verlicht is.
4. Werk bewust in een goede werkhouding
Wees je bewust van je werkhouding en check de zithoogte van je stoel. Je knieën moeten een hoek van 90 graden maken als je ergonomisch wilt werken. Zorg ook voor de nodige afwisseling tussen zitten en bewegen en wissel werk en werkhouding af. Lees deze 5 tips voor je werkplek van Arboned
5. Maak afspraken met gezin of partner
Maak goede afspraken met je gezin en je partner over je werktijden en wanneer je niet gestoord kunt worden.
6. Planning en afvinklijstjes maken
Bedenk wat je vandaag moet doen en wat prioriteit heeft. Wat moet je eerst afmaken en wie moet je bellen? Maak een dagplanning en werk met een afvinklijstje of koop een ‘Things To do’-boekje dat geldt als leidraad voor de dag. Naast een takenlijst op papier kun je een digitale variant gebruiken. Zoals Microsoft To do, de taskmanager Things 3 voor Apple-gebruikers, de to-do en takenmanager TickTick.
7. Houd je aan de uren
Niemand ziet in feite op welke uren je actief bent als je thuiswerkt. Je bent flexibeler met je uren. Maar, als je in loondienst werkt, is het wel nodig en slim om je aan de klassieke urenindeling te houden, zeker als vaste overleggen staan ingepland met collega’s.
8. Kies een uur voor het checken van (social) media
Voor je ’t weet struin je uren Facebook af op zoek naar informatie, kom je leuke filmpjes op Instagram tegen en geef je likes op Twitter. Kies een tijdstip waarop je jezelf ‘toestaat’ social media te bekijken en online media te lezen. Anders verzand je al snel in klikken, liken, scrollen en ontmoet je je eigen uitstelgedrag.
9. Lekker lunchen en pauzes nemen
Nog zo’n thuiswerkvalkuil: snel, even een hapsnap lunch achter het bureau. Sta op, maak een lekkere lunch en neem er de tijd voor. Ga ergens anders zitten en verzet de zinnen. Een andere plek, weg van je bureau, zorgt voor frisse ideeën. Als je ook nog tijd hebt voor een blokje om, doen! Voorkom dat je de hele tijd zit. Zitten is immers het nieuwe roken. Plan de nodige pauzes en afleidingsmomenten. Dat verbetert ook je productiviteit.
10. Schiet niet in de opruimmodus
Opeens zie je dat de bedden nog niet zijn opgemaakt. En hé, iemand heeft handdoeken laten slingeren in de badkamer. Opruimen en on the fly huishoudelijke klussen oppakken is heel verleidelijk, maar doe het niet. Laat het liggen totdat de werkdag erop zit en focus op je werk.
11. Overleg met collega’s via Skype en Datumprikker
Face-to-face communicatie is niet mogelijk. En dus moet je voor overleg met collega’s iets anders verzinnen. Zo is het mogelijk om via Datumprikker te Skypen. Met Skype kun je ook bestanden doornemen en je computerscherm delen. Daarnaast kun je vergaderingen en overleggen opnemen om ze later terug te luisteren. Eenvoudig en efficiënt.
Plan nu een online vergadering
12. Chatten via Google Hangouts
Chatten met collega’s en leveranciers kan ook via Datumprikker in (Google) Hangouts. Een andere optie is het aanmaken van een whatsappgroep. Maak wel duidelijke afspraken en voorkom dat iedereen alles deelt, zeker in deze roerige periode met continue nieuws en veel corona-memes.
13. Gebruik Google Drive of Dropbox
Misschien heeft jouw bedrijf een bepaald cloudsysteem waarin je werkt, anders is het gebruik van Google Drive of Dropbox aan te raden. Daarin zet je documenten en maak je mappen met bestanden die je eenvoudig deelt met anderen. Deze kun je op de ‘alleen lezen’-stand zetten, maar je kunt ook aangeven dat anderen hierin mogen corrigeren.
14. Zorg voor een veilige internetverbinding via VPN
Voor wie thuis aan het werk is en zijn data beter wil beschermen (bijvoorbeeld omdat het om bedrijfsgevoelige informatie of om persoonsgegevens). Dan is het slim om je internetverbinding te laten lopen via een VPN, al je data wordt dan eerst vergrendeld voordat deze op het internet komt. Hackers kunnen dan niet meer bij jouw data. Er zijn verschillende VPN aanbieders. Aanrader is NordVPN, die zeer hoog scoort op veiligheid.
15. Organiseer een digitale vrijmibo
Op Twitter kwam het de afgelopen dagen al voorbij: de twitterkroeg. Organiseer – voor de nodige luchtigheid en humor in deze bijzondere en serieuze tijden – op vrijdagmiddag een digitale borrel via Google Hangouts, Skype of whatsapp en deel ervaringen van de week en beelden van bitterballen en drankjes.